Wat kost AI voor een notariskantoor?

Wat betaalt u concreet per maand?

De vraag naar de kosten van AI verdient een concreet antwoord, dus laten we met de bedragen beginnen. aiNotaris kent twee pakketten met een vaste maandprijs. aiAssistant kost vanaf €1.499 per maand en levert directe administratieve verlichting: digitale collega's die e-mail, dossieraanmaak, documentcontrole en planning uit handen nemen. aiExpert kost vanaf €3.299 per maand en voegt daar juridische diepgang aan toe, van dossieranalyse en jurisprudentieonderzoek tot clausules met bronvermelding, rechtstreeks in Word. Beide prijzen zijn exclusief btw.

Minstens zo belangrijk als het bedrag is wat er wél en niet bovenop komt. De prijs is all-in:

• Onbeperkt gebruik binnen de licentie: er wordt niet per handeling of per token afgerekend.
• Geen aparte implementatiekosten: de uitrol verloopt plug-and-play via Microsoft SSO, zonder complexe serverinstallaties.
• Updates en onderhoud van het platform zijn volledig inbegrepen.
• Maandabonnementen zijn op elk moment opzegbaar; jaarabonnementen lopen twaalf maanden en leveren 15% korting op.

De vanaf-prijs hangt samen met het aantal gebruikers; vanaf 21 gebruikers maken we een voorstel op maat, afgestemd op uw kantoorstructuur en dossierstroom. De actuele bedragen en een volledig overzicht van de modules per pakket vindt u op de prijzenpagina. Twijfelt u tussen de twee, dan is aiAssistant het logische startpunt; opschalen naar aiExpert kan op het moment dat de juridische modules zich aantoonbaar terugverdienen.

Waarmee vergelijkt u die prijs het beste?

De eerlijkste vergelijking is niet die met andere software, maar met de vacature die u niet ingevuld krijgt. Een vacante kandidaat-notarisplaats kost €1.274 per dag. Over een wervingstraject van vier tot zes maanden loopt de gemiste omzet op tot boven de €120.000, nog los van de druk die intussen op het team blijft liggen.

Zet daar de licentie tegenover. aiAssistant verdient zich terug in twintig minuten per week: bij een kantoor van zeven medewerkers is twintig minuten tijdwinst per medewerker per week genoeg om de licentie te dekken. In de praktijk wint één teamlid vier tot vijf uur per week terug, en dan telt de rest van het team nog niet eens mee.

Die rekensom wordt bovendien elk kwartaal relevanter, want het werk groeit terwijl de bezetting krimpt. Mr. Online meldde dat notarissen in het tweede kwartaal van 2025 zeven procent meer aktes passeerden. Wie dat volume met hetzelfde team wil blijven verwerken, heeft extra capaciteit nodig: in mensen, in software, of in beide.

Wat betaalt uw kantoor nu al aan traditionele IT?

De kostenvraag wordt vaak gesteld alsof AI bovenop een goedkope basis komt. De praktijk is anders. Veel kantoren betalen nu al fors voor traditionele IT: servers, firewalls en werkplekbeveiliging op locatie, het beheer daarvan door een externe IT-beheerder, en Citrix- of Remote Desktop-werkplekken om de notariële software veilig te ontsluiten. Onze whitepaper over het IT-landschap van het notariaat beschrijft hoe het verdienmodel van IT-beheerders van oudsher met precies die lokale infrastructuur verweven is. Die kosten voelen als een vast gegeven, maar dat zijn ze niet: ze horen bij een architectuur waarin de software alleen via zware virtuele werkplekken veilig te ontsluiten is.

Cloud-native AI voegt aan die stapeling niets toe. aiNotaris draait in de browser, binnen de Microsoft-omgeving die uw kantoor al gebruikt. Er komen geen extra servers, geen extra virtuele werkplekken en geen aparte beheercontracten bij. De whitepaper laat in hoofdstuk 9 zien dat kantoren die hun actieve processen via een cloud-native AI-architectuur laten lopen, op termijn juist hun afhankelijkheid van zware lokale infrastructuur en dure Citrix-werkpleklicenties kunnen afbouwen.

De conclusie van dat hoofdstuk is helder: een investering in een slimme, modulaire AI-architectuur betaalt zich niet alleen terug in direct bespaarde uren, maar draagt ook bij aan een beduidend lichter en flexibeler IT-budget. De relevante vraag is dus niet alleen wat AI kost, maar wat er met uw totale IT-kosten gebeurt zodra AI een deel van de oude stapeling overbodig maakt.

Is AI een besparing op mensen?

Nee, en voor de business case is dat juist goed nieuws. Gartner beschrijft in zijn artikelen over de impact van AI op banen en over de AI-workforce dat AI vooral het werk zelf verandert, in plaats van banen simpelweg te vervangen. Routinetaken verschuiven naar de technologie, terwijl mensen zich richten op werk dat oordeel, uitleg en contact vraagt. Voor het notariaat geldt dat des te sterker, omdat de wet de grens al trekt: de akte is en blijft van de notaris.

aiNotaris is daarom bewust gebouwd als capaciteit naast uw mensen, niet als vervanging. De software stelt voor, de notaris beoordeelt en tekent. De digitale collega's vangen het administratieve volume op, zodat uw medewerkers hun uren aan inhoudelijk en declarabel werk kunnen besteden. U begroot de licentie dus niet tegenover salarissen, maar naast de capaciteit die u nu tekortkomt.

Dat maakt de investering ook een HR-instrument. De whitepaper stelt dat het grootste bedrijfsrisico voor een notariskantoor momenteel het verlies van personeel door trage, frustrerende en overgecompliceerde systemen is. Een kantoor dat modern gereedschap biedt, houdt mensen vast en is aantrekkelijker voor nieuwe instroom.

Hoe rekent u dit door voor uw eigen kantoor?

U heeft geen generieke benchmarks nodig; uw eigen cijfers zijn betrouwbaarder dan welk gemiddelde ook. Een eenvoudige rekenwijze in uren per week per rol volstaat:

• Kies de drie rollen met het meeste repeterende werk, bijvoorbeeld notarieel medewerker, secretariaat en kandidaat-notaris.
• Schat per rol hoeveel uur per week opgaat aan e-mail verwerken, dossiers aanmaken, stukken controleren en gegevens overtypen tussen systemen.
• Vermenigvuldig die uren met de loonkosten per uur van die rol en tel de rollen bij elkaar op.
• Zet de maanduitkomst naast de licentieprijs. Alles boven het break-evenpunt is capaciteit die vrijkomt voor cliënten en inhoudelijk werk.

Het break-evenpunt ligt lager dan de meeste kantoren verwachten: bij zeven medewerkers dekt twintig minuten tijdwinst per persoon per week de aiAssistant-licentie al. Reken bij het schatten bewust conservatief: de business case hoeft niet op de best denkbare uitkomst te leunen om rond te komen. In een demo rekenen we deze som graag met u door, op basis van uw eigen dossierstroom en bezetting.